Faktura po angielsku

• Określić typ transakcji i jurysdykcję podatkową
• Zebrać dane stron wraz z numerami podatkowymi
• Ustalić walutę, kurs oraz warunki płatności
• Opisać pozycje i jednostki w języku angielskim
• Policzyć podatek lub zastosować reverse charge
• Przydzielić numer, dodać daty i wysłać dokument

Po co wystawiać fakturę w języku angielskim i kiedy to ma sens?

Anglojęzyczna faktura ułatwia współpracę z kontrahentami z Wielkiej Brytanii, USA, Irlandii i globalnych marketplace’ów. Zmniejsza ryzyko błędnej interpretacji i przyspiesza płatność, bo kluczowe pola (payment terms, due date, VAT number) są natychmiast czytelne. Dokument w języku angielskim ma tę samą moc dowodową co polska faktura, o ile spełnia wymogi prawa podatkowego kraju rozliczenia (np. polskiej ustawy o VAT, brytyjskich HMRC, amerykańskich zasad sales tax na poziomie stanów) i zachowuje komplet obowiązkowych danych.

Jak poprawnie wystawić invoice po angielsku krok po kroku

Proces jest praktyczny: najpierw określ zasady opodatkowania, potem wypełnij elementy faktury właściwymi terminami, a na końcu dodaj zrozumiałe warunki płatności. Poniższe podsekcje prowadzą przez decyzje, które redukują błędy i spory.

Jakie dane stron muszą znaleźć się na dokumencie?

W nagłówku umieść nazwy firm i adresy korespondencyjne, a także numery podatkowe właściwe dla jurysdykcji:

• Seller / Supplier: pełna nazwa, adres rejestrowy, kraj, VAT ID (np. PL1234567890), ewentualnie company number
• Buyer / Customer: pełna nazwa, adres, kraj, numer VAT (UE/UK) albo Tax ID/EIN (USA), jeśli dotyczy

Jak ponumerować i datować fakturę, by była czytelna?

Zastosuj unikalny numer (Invoice no. / Invoice number) zgodny z wewnętrzną serią. Użyj dwóch dat: Invoice date (data wystawienia) oraz Date of supply / Supply date (data dostawy/wykonania usługi). W UK często stosuje się dodatkowy termin tax point, który bywa równy dacie dostawy lub płatności zaliczki.

Jak opisać pozycje i jednostki w języku angielskim?

Pozycje (Item / Description) powinny jednoznacznie wskazywać, co sprzedano: produkt, licencję, usługę. Dodaj Quantity (ilość), Unit price (cena jednostkowa), Line total (wartość pozycji). Jednostki nazwij precyzyjnie: hour, piece, licence, month, kg, m². Unikaj skrótów niezrozumiałych poza Polską.

Jak poprawnie ująć VAT, stawki i zwolnienia?

Dla każdej stawki pokaż VAT rate (%) i VAT amount. Gdy podatek nie jest naliczany, dodaj podstawę prawną i wyraźną adnotację:

• Reverse charge – mechanizm odwrotnego obciążenia, zwykle przy B2B w UE poza krajem sprzedawcy
• VAT exempt – zwolnienie z VAT dla konkretnych usług
• Outside the scope of VAT – poza zakresem opodatkowania (np. niektóre dotacje)

Którą walutę i kurs zastosować przy rozliczeniu?

Walutę ustal w umowie lub zamówieniu. Dla polskich rozliczeń podatku VAT kwoty podatku w JPK_VAT zwykle ujmuje się w PLN według kursu NBP z dnia poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego. Na angielskiej fakturze możesz prezentować kwoty w walucie transakcji (EUR, USD, GBP) i jednocześnie wskazać kurs zastosowany do celów podatkowych.

Jak sformułować warunki płatności i klauzule, by uniknąć niedomówień?

Podaj Due date (termin), Payment terms (np. Net 14/30), Payment method (bank transfer, card), dane rachunku (Bank name, IBAN, SWIFT/BIC), a także ewentualne kary za opóźnienia (late payment interest) i wymóg PO number, jeśli klient tego żąda.

Polsko–angielska mapa pojęć: jak nazywać elementy faktury

Poniższa tabela pozwala szybko dopasować właściwy termin, unikając kłopotliwych kalk językowych.

UK, USA, UE – które różnice naprawdę mają znaczenie?

Rynki anglojęzyczne nie są jednolite. Zwróć uwagę na lokalne praktyki, aby Twoja faktura była bezdyskusyjnie poprawna i szybciej opłacona.

Czy po Brexicie inaczej opisujemy transakcje z Wielką Brytanią?

Tak. Kontrahent z GB używa UK VAT number (GB…). Sprzedaż usług B2B często pozostaje rozliczana przez nabywcę (reverse charge) zgodnie z zasadą miejsca świadczenia. Wysyłka towarów do GB staje się eksportem/importem z odprawą celną – numer EORI i dokumenty celne są kluczowe. Na fakturze zaznacz, czy kwoty obejmują cła i opłaty brokerskie, czy są poza zakresem VAT (outside scope) w Polsce.

Jak rozróżnić invoice, bill i receipt, by nie wyjść na dyletanta?

Invoice to dokument księgowy do zapłaty w relacjach B2B; bill bywa używany w retailu lub gastronomii; receipt to potwierdzenie zapłaty. W korespondencji B2B trzymaj się słowa invoice i wystawiaj osobny receipt, gdy płatność wpłynie.

Czym jest reverse charge i kiedy użyć tej adnotacji?

Reverse charge przenosi obowiązek rozliczenia VAT na nabywcę. Użyjesz go m.in. przy usługach B2B na rzecz firm z innych państw UE, gdy miejscem świadczenia jest kraj nabywcy. W USA pojęcie sales tax działa inaczej – to podatek stanowy pobierany często tylko przy sprzedaży konsumentom, więc nie kopiuj europejskich zasad wprost.

Czy faktura musi mieć podpis i pieczątkę?

Nie. W UK i w UE podpis i pieczątka nie są wymagane dla ważności faktury, o ile dokument spełnia wymogi formalne. Liczy się komplet danych, unikalny numer, rzetelność treści i możliwość weryfikacji. Podpis może jednak pomóc w kontraktach o podwyższonym ryzyku.

Szablon: minimalistyczny, lecz kompletny invoice (wersja dwujęzyczna)

Dwujęzyczny układ redukuje niepewność bez mnożenia opisów. Oto zwięzły wzorzec pól, który możesz zaadaptować w systemie fakturowym.

Najczęstsze błędy przy anglojęzycznych fakturach i jak ich uniknąć

Proste korekty w procesie ograniczają reklamacje i opóźnienia w płatnościach.

• Mylenie bill z invoice – używaj invoice w B2B
• Brak VAT number nabywcy przy transakcjach UE – ryzyko błędnej stawki
• Nieprecyzyjne opisy usług – utrudniają rozliczenie i kontrolę
• Brak PO number u klientów korporacyjnych – blokada w systemie AP
• Niewskazanie reverse charge lub podstawy zwolnienia – ryzyko korekt
• Waluta bez kursu do celów VAT – rozjazd raportowy
• Nieczytelny termin płatności – brak due date lub payment terms
• Zostawienie polskich skrótów technicznych bez tłumaczenia – niejasność po stronie odbiorcy

Checklist eksperta: kontrola przed wysyłką do klienta

Przejdź punkt po punkcie, żeby zamknąć drogę typowym problemom.

• Numer VAT obu stron i poprawne dane adresowe
• Unikalny numer faktury i dwie daty: issue date oraz supply date
• Precyzyjny opis pozycji z jednostkami i stawkami
• Właściwa adnotacja podatkowa: VAT naliczony, VAT exempt, reverse charge
• Waluta transakcji i, jeśli wymagane, kurs do rozliczeń VAT
• Warunki płatności (Net X), due date, dane bankowe, ewentualny PO number
• Język angielski bez polonizmów; sprawdzony zapis liczb i przecinków/kropek
• Spójność z umową/zamówieniem i załącznikami (np. timesheet, delivery note)

Ostatnie szlify przed wysyłką: pewność i profesjonalizm

Końcowa kontrola opłaca się bardziej niż najlepsze windykacje. Oto najważniejsze punkty.

• Używaj standardowych terminów (invoice, credit note, due date, VAT number)
• Podawaj jasne zasady płatności i dokładne dane bankowe
• Stosuj poprawne adnotacje podatkowe zgodne z jurysdykcją odbiorcy
• Unikaj żargonu i skrótów wewnętrznych; opisuj usługę zrozumiale
• Dołącz wymagane załączniki (timesheet, delivery note) oraz numer zamówienia

Pytania do przemyślenia:

• Czy kontrahent zaakceptuje format i zawartość dokumentu bez dodatkowych pytań?
• Czy zastosowana stawka/klauzula podatkowa odzwierciedla miejsce świadczenia i status nabywcy?
• Czy faktura zawiera wszystkie informacje potrzebne działowi księgowemu klienta do automatycznego zaksięgowania?